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Protocole de participation aux audiences virtuelle - 9 March 2022

Protocole de participation aux audiences virtuelle

9 Mars 2022

Introduction

1. Ce protocole est publié pour être lu conjointement avec le protocole du Covid 19 publié en même temps (9 mars 2022) dans lequel il est envisagé que l'utilisation accrue d'audiences à distance ou de liaisons audiovisuelles (AVL) deviendra nécessairement la norme à mesure que le pays se déplace du niveau 0 aux niveaux 1, 2 et 3 des restrictions du COVID-19.
   
2. Le présent protocole s'applique à toute audience de la Cour suprême à l'égard de laquelle la Cour a donné une instruction permettant à un ou plusieurs avocats ou parties non représentées (« participants ») de participer à l'audience par technologie à distance. Il s'appliquera également aux audiences du Tribunal de Première Instance au fur et à mesure que ces installations seront disponibles. Une telle audience est désignée dans le présent protocole comme une audience à distance. Le tribunal avisera tous les participants s'il ordonne qu'une audience à distance ait lieu. Cela n'empêchera pas ceux qui souhaitent participer en personne de le faire, à moins que la Cour n'ordonne à tous les participants de se présenter à distance.
   

100. Le terme  « Greffier » est utilisé de manière générique dans ce protocole. Tout officier de la magistrature nationale exerçant la fonction de greffier lors d'une séance du tribunal peut assister les usagers lors des audiences à distance. Il peut s'agir d'un greffier du tribunal ou d'un secrétaire de juge ou d'un autre officier.
     

4. Dans de nombreux cas, les membres du public qui doivent comparaître devant un tribunal peuvent compter sur un avocat pour les aider à participer à une audience à distance. Toute personne qui ne bénéficie pas d'un avocat peut choisir de se présenter en personne dans un palais de justice désigné ou demander l'aide du personnel de greffe pour savoir comment devenir un participant à distance.
5. Bien qu'il y ait des discussions en cours pour aider les services correctionnels à fournir des liens Audiovisuel (AVL) aux personnes en détention, jusqu'à ce que ces discussions s’achèvent et que l'équipement audiovisuel soit installé, il n'y a rien dans ce document sur l'AVL et les personnes en détention. Le cas échéant, il figurera dans un protocole distinct émis par les Services correctionnels après consultation.
   

Aménagement

6. La technologie à distance est actuellement disponible sous forme vidéo via l'application logicielle TrueConf, une application approuvée par le gouvernement de Vanuatu. Bien que cela reste l'application à utiliser dans la mesure du possible, il peut arriver qu'un logiciel alternatif soit proposé par une partie qui ne dispose pas de cette fonctionnalité. Le personnel du greffe devrait être invité à attirer l'attention du Juge sur cela ou une partie demande l'autorisation d'utiliser une alternative.
7. Lorsqu'un participant souhaite rejoindre une audience à distance sur TrueConf, une démarche doit être faite si ce n'est déjà fait, à établir avec un nom d'utilisateur et un mot de passe. Le du personnel de greffe veillera à ce que cette mesure soit prise à la suite d'une demande avec un préavis suffisant. Un participant aura besoin d'un logiciel de navigation et d'une connexion Internet solide et stable, d'un ordinateur ou d'un ordinateur portable avec un microphone et une caméra. Le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous sont fournis sont destinés à votre usage exclusif et NE PEUVENT PAS être partagé.
8. Pendant l'utilisation, le participant doit s'asseoir devant un arrière-plan vierge - cela réduit la distorsion de l'image pour les autres participants.
9. Si vous ne pouvez pas répondre aux exigences ci-dessus, veuillez informer immédiatement le personnel du greffe.
   

Appel d’essai

10. Le Greffier peut vous demander de participer à un appel d’essai, si le temps le permet. Si c'est le cas:
    1. Le Greffier fixera une date et une heure pour un appel d’essai ;
    2. Les Audiences TrueConf – Le greffier vous aura déjà fourni un nom d'utilisateur et un mot de passe. Si vous n'avez pas encore reçu ces éléments, vous devez en faire la demande immédiatement ;
    100. Si vous êtes connecté à TrueConf sur votre ordinateur ou votre ordinateur portable à l'heure indiquée, vous entendrez une sonnerie et pourrez répondre à l'appel sur votre écran. Pendant que vous êtes connecté, vous pouvez régler votre microphone et vos haut-parleurs ;
    4. Le greffier veillera à ce que toutes les parties puissent s'entendre et se voir, puis fournira un aperçu du fonctionnement du système. C'est une bonne occasion de poser des questions sur la technologie à distance ou sur l'audience à distance ;
    5. Aucune tenue formelle n'est requise pour l'appel d'essai ;
    6. Un appel de test peut être supprimé soit par manque de temps de préparation, soit au fur et à mesure que les utilisateurs individuels se familiarisent avec l'équipement nécessaire et son mode d’utilisation.
       

Audience à distance

11. Les avocats comparaissant virtuellement lors d'une audience à distance ne sont pas tenus de porter une blouse; cependant une tenue formelle est exigée.

50. Vous devez rester assis pour l'audience à distance.

13. Le Greffier vous communiquera la date et l'heure de l'audience virtuelle.
14. Vous devez vous connecter au moins 10 minutes avant l'audience à distance. La dernière personne à rejoindre la réunion virtuelle sera le juge qui préside l’audience après avoir été informé que toutes les parties sont présentes et connectées.
15. Le Greffier appellera alors l'affaire et le juge qui présidera demandera aux avocats de comparaître comme d'habitude avec les noms des autres personnes présentes. Le juge qui préside informera ensuite les participants du déroulement de l'audience virtuelle.
16. Les avocats doivent noter que le temps qui leur est alloué (le cas échéant) pour la soumission de leurs arguments oraux inclura le temps requis pour les questions du banc.
17. L'audience virtuelle se déroulera de la manière la plus similaire possible, mais peut-être moins interactive qu'une audience en personne.
    

Notez

1. L'avocat peut demander une pause pour préparer les arguments en réponse, prendre des instructions afin de faire face à tout imprévu survenu pendant l'audience à distance. Toute partie peut demander une pause en cas de besoin.
   
2. La Cour aura lu tous les documents et arguments soumis dans la mesure du possible avant l'audience à distance et il est donc rappelé aux avocats qu'il est souhaitable d'avoir des arguments oraux ciblés.
   
3. Certaines des parties peuvent assister uniquement par audio.
4. Si vous souhaitez prendre la parole lorsqu'un autre participant parle, pour ajouter un point de clarification ou pour vous opposer comme vous le feriez lors d'une audience en personne, levez la main vers votre caméra afin que le juge qui préside puisse le voir. Bien entendu, ces interruptions doivent être réduites au minimum. Si vous comparaissez uniquement par audio, alertez la Cour en soulevant la question oralement lorsque le participant s'arrête de parler.
5. À la fin de l'audience à distance, le juge ou les juges se retireront ou se déconnecteront d'abord, puis le greffier mettra fin à l'appel.

18. Les participants doivent rester attentifs à toute détérioration de la qualité de l'image et du son et informer immédiatement la Cour si cela a un impact sur leur capacité à participer pleinement à l'audience virtuelle. De même, s’il est constaté que l’image d’un autre participant se fige à l'écran ou se perds, le juge doit être immédiatement informé. Il peut être possible de continuer avec l'audio seul si une connexion vidéo n'est pas disponible. Ceci est préférable à la fixation d'une autre date et/ou heure si possible et pratique.
    

Information Importante

19. Les participants comparaissant virtuellement lors d'une audience à distance doivent :
    1. Parlez directement dans le microphone lorsque vous vous adressez à la Cour.
    2. Familiarisez-vous avec la façon de désactiver votre microphone et d'éteindre votre vidéo.
    3. Eteindre votre microphone lorsque vous ne parlez pas.
    4. Réduisez autant que possible vos mouvements corporels.
    5. Lors du positionnement de la caméra sur votre appareil, faites attention aux angles de la caméra, aux reflets des fenêtres et à l'arrière-plan.
    6. Parlez plus lentement que le rythme normal d'une salle d'audience. Parlez aussi clairement que possible/ Articulez.
    7. Notez que les signaux audio sont plus importants dans un contexte distant. Si vos remarques s'adressent à une personne en particulier, identifiez-la et signalez de manière audible lorsque vous attendez une réponse.
    8. Essayez de trouver un site distant exempt d'autant de bruit dans l’arrière-plan et d'interruptions que possible. Assurez-vous que les téléphones portables sont en mode silencieux et désactivez les notifications sur l'appareil utilisé pour l'audience virtuelle.
    9. N'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire de se tenir debout et que les avocats ne sont pas tenus de porter une blouse, mais une tenue formelle est requise pour tous les participants.

Tout participant souhaitant afficher l'audience sur un écran plus grand à un groupe doit d'abord demander l'autorisation au Greffier.

20. Les participants à une audience virtuelle doivent se conformer aux mêmes exigences que celles qui s'appliquent aux personnes présentes à l'audience. En particulier:
    1. Vous ne devez pas enregistrer l'écran (vidéo) ou l'audio et ne devez pas prendre de photos fixes. Cela comprend l'interdiction de télécharger ou de capturer, par quelque moyen que ce soit, des sons ou des images du flux vidéo, que ce soit par des logiciels ou des appareils numériques, y compris les téléphones portables, et une interdiction de partager électroniquement tout contenu de l'audience.
       
    2. Vous ne devez publier aucun rapport d'audience pendant son déroulement. Cela inclut la publication de matériel sur toute plate-forme de médias sociaux ou tout autre média.
       
    100. Vous devez respecter les ordonnances de suppression du tribunal - cela inclut l'interdiction de publier des informations sur les réseaux sociaux.
         
21. Si la Cour vous permet d’observer une audience à distance, il s'agit d'une directive de la Cour selon laquelle vous pouvez participer à l'audience à distance conformément au présent protocole et également d'une directive selon laquelle vous devez vous conformé à tous égards aux conditions énoncées ci-dessus. Le but de ces conditions est de préserver l'intégrité du processus judiciaire et de protéger la vie privée des personnes impliquées dans la procédure. Le non-respect du présent protocole, en particulier du paragraphe t), sera traité comme une violation d'une ordonnance de la Cour.

5. Le présent Protocole entrera en vigueur à la date de sa signature.

23. Datée du 9 mars 2022.
    

Vincent Lunabek

Président de la Cour Suprême